Berichten en notities
Communiceer met kandidaten en bewaar informatie op de juiste plek.
Voor adviseurs, organisatiemanagers en organisatiebeheerders. Als adviseur werk je met je gekoppelde kandidaten. Als organisatiemanager of organisatiebeheerder werk je met alle kandidaten binnen je eigen organisatie. Voor Berichten moet je in alle drie de rollen zelf de gekoppelde coach zijn.
Veranderbaan heeft verschillende plekken voor tekst. Kies de plek die past bij je doel.
| Mogelijkheid | Waarvoor? | Wat ziet de kandidaat? |
|---|---|---|
| Inbox of Berichten | Een gesprek met de kandidaat. | De uitgewisselde berichten. |
| Notities bovenaan het dossier | Interne aantekeningen en gespreksverslagen. | Deze staan niet in het kandidaatgedeelte. |
| Notities bij een sollicitatie | Afstemming over die ene sollicitatie. | De notities, inclusief jouw aanvullingen. |
| Opmerking kandidaat bij een resultaat | De eigen toelichting van de kandidaat. | De eigen opmerking; jij kunt deze in het dossier lezen. |
Wat doet de kandidaat?
De kandidaat opent Berichten vanuit de eigen omgeving en leest of schrijft daar berichten in het gesprek over de begeleiding. Zonder gekoppelde coach kan de kandidaat een melding zien dat er nog geen adviseur is toegewezen. Laat een organisatiemanager of organisatiebeheerder dan de toewijzing controleren.
Bij een testuitslag kan de kandidaat Laat een opmerking achter voor je adviseur (optioneel) invullen en op Opslaan klikken. Met Bewerken kan de kandidaat die toelichting later aanpassen. Deze opmerkingen staan bij de uitslagen en zijn geen losse chatberichten.
Een bericht lezen en beantwoorden
- Open Inbox in het zijmenu.
- Kies de kandidaat in de gesprekkenlijst.
- Lees het gesprek.
- Typ je antwoord en klik op de verzendknop met het pijltje.
- Controleer of het bericht in het gesprek verschijnt.
De inbox bevat actieve kandidaten aan wie jij zelf als coach bent gekoppeld. Dit geldt ook voor organisatiemanagers en organisatiebeheerders. Een dossier kunnen bekijken is dus niet voldoende om het gesprek te kunnen openen. Bij een overdracht krijgt de nieuwe gekoppelde coach toegang tot het gesprek en de bestaande gespreksgeschiedenis.
Je kunt ook vanuit een kandidaatsdossier op Berichten klikken om het gesprek met die kandidaat te openen. Het getal bij Inbox, een gesprek of Berichten geeft het aantal ongelezen berichten aan.
Ctrl+Enter, of ⌘+Enter op een Mac, verstuurt je bericht ook. Alleen Enter gebruiken maakt een nieuwe regel. Bij een foutmelding probeer je opnieuw te versturen.
Een interne notitie maken
- Open het kandidaatsdossier en klik bovenaan op Notities.
- Schrijf je aantekening of gespreksverslag.
- Bepaal of Mag verwerkt worden door AI voor deze notitie aan moet staan.
- Klik op Toevoegen.
De notitie verschijnt met datum en schrijver in de lijst. Met de verwijderknop en de bevestiging kun je een notitie definitief verwijderen.
Wat betekent de keuze voor AI?
Met deze keuze geef je aan of de automatische hulpmiddelen de notitie mogen meenemen bij analyses en rapportage. Controleer de inhoud voordat je dat toestaat en neem geen herleidbare persoonsgegevens op in tekst die je daarvoor beschikbaar maakt.
Deze keuze maakt een interne notitie niet tot een bericht aan de kandidaat. Voor rechtstreeks contact gebruik je Berichten.
Notities bij een sollicitatie
Open het tabblad Sollicitaties, kies de sollicitatie en voeg daar je notitie toe. De kandidaat kan deze lezen in de eigen omgeving. Schrijf hier bijvoorbeeld een afgesproken vervolgstap of feedback op een gesprek.
E-mailmeldingen over berichten
Via Notificaties in je gebruikersmenu bepaal je of je e-mails over nieuwe chatberichten wilt ontvangen. Meerdere berichten kunnen worden gebundeld in één e-mail. Lees Profiel en meldingen.